BEI DER ABRECHNUNG VON FAHRT- UND REISEKOSTEN GIBT ES VIEL ZU BEACHTEN

Während Arbeitnehmer ihre Fahrt- und Reisekosten einfach bei ihrem Arbeitgeber vorlegen und entsprechend erstattet bekommen, gelten für Freiberufler und Selbstständige besondere Regeln. "Vor allem gibt es bei der Geltendmachung von Fortbildungen, Messen oder auch dem Ausbau von Geschäftsbeziehungen und vielem mehr viel zu beachten", weiß Christoph Hussy, Peiner Fachanwalt für Steuerrecht.

Grundsätzlich können Unternehmer und Selbstständige auf unterschiedlichste Art mit dem Thema Reisekosten in Berührung kommen: Sie müssen die Reisekosten ihrer Mitarbeiter erstatten, können die eigenen Reisekosten steuerlich geltend machen, alternativ aber auch inklusive der Umsatzsteuer dem Kunden in Rechnung stellen. „In jedem Fall sollte aber eine korrekte Abrechnung vorliegen, damit der Unternehmer letztendlich nicht auf den Kosten sitzen bleibt“, betont Hussy.

BERUFLICHER ANLASS

Egal ob die Anreise zu einem Kunden, einem anderen Firmenstandort oder für einen Messebesuch: Fahrt, Übernachtung und Verpflegung kosten Geld, das im Jahresabschluss unter dem Begriff „Reisekosten“ zusammengefasst und als Betriebsausgabe geltend gemacht werden kann. „Allerdings unterscheidet das Finanzamt dabei nach den vier unterschiedlichen Kostenarten, wie Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten“, erläutert der Peiner Steuer-Experte.

Grundsätzlich müssen zwei grundlegende Bedingungen dabei erfüllt sein: Zum einen muss der Grund der Reise ein beruflicher Anlass und nicht primär privat sein, zum anderen muss sich der Unternehmer von seiner Arbeitsstätte entfernt haben. „Hat die Reise auch einen privaten Anteil, handelt es sich um so genannte gemischte Reisekosten, die nicht oder nur zum Teil abgesetzt werden können“, führt Hussy weiter aus.

ABSETZBARE FAHRTKOSTEN

Bei den absetzbaren Fahrtkosten werden die Fahrt zur Arbeitsstätte, Fahrten zu Kundinnen und Kunden (also Dienstreisen), Dienstfahrten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie krankheitsbedingte Fahrten (außergewöhnliche Belastungen) zusammengefasst.

Dabei gilt:
- Fahrtkosten, die für den Weg zur Arbeitsstätte entstehen, werden über die Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale genannt) abgerechnet, die sich ausschließlich auf die Entfernung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte bezieht. Doch Achtung: Es ist nur der einfache Weg anzugeben, nicht Hin- und Rückweg. Für die einfache Strecke können 30 Cent, ab dem 21. Kilometer für die Jahre 2021, 2022 und 2023 sogar 35 Cent und für 2024 bis 2026 dann 38 Cent angesetzt werden. Dies gilt unabhängig vom Verkehrsmittel und gilt auch bei Dienstwagen.

Fahrtkosten, die durch Dienstreisen entstehen, werden - sofern das private Fahrzeug genutzt wird mit 0,30 Euro pro tatsächlich gefahrenen Kilometer (ab dem 21. Kilometer mit 0,38 Euro ab 2022) über die Kilometerpauschale abgerechnet. Werden andere motorbetriebene Fahrzeuge wie Motorräder, Roller oder E-Bikes (ab 25 km/h) genutzt, gilt eine Pauschale von 0,20 Euro pro Kilometer.

„Wer für die Dienstreise den öffentlichen Nahverkehr nutzt, bekommt die tatsächlichen Kosten der Fahrt erstattet“, sagt der Steueranwalt. Bei der Fahrt mit dem Dienstwagen könnten logischerweise keine zusätzlichen Kosten geltend gemacht werden.

BELEGE SIND PFLICHT

Wenn Unternehmer auf einer Dienstreise übernachten, können sie diese entweder nach Belegen, die dem Finanzamt vorgelegt werden müssen, oder als Pauschale als Betriebsausgaben geltend machen. „Zu beachten ist bei der Übernachtungspauschale allerdings, dass bei Auslandsreisen keine Pauschalen angesetzt werden dürfen, sondern ausschließlich nach Belegen abgerechnet werden kann“, führt Hussy weiter aus.

Zusätzlich zur Übernachtung können bei Dienstreisen Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden. Innerhalb Deutschlands sind das 28 Euro bei einer Abwesenheit ab zwölf Stunden. Bei acht bis zwölf Stunden können 14 Euro angesetzt werden. „Ist das Frühstück allerdings im Hotelzimmer-Preis inbegriffen und wird nicht gesondert ausgewiesen, ist der Unternehmer angewiesen, pro Tag 20 Prozent vom Verpflegungskostenmehraufwand abzuziehen.“ Beim Mittag- und Abendessen ist laut Hussy eine Kürzung von 40 Prozent verpflichtend.

REISENEBENKOSTEN

Weitere Kosten, die Unternehmer und Freiberufler auf ihrer Reisekostenabrechnung als sogenannte Reisenebenkosten geltend machen können, sind Parkgebühren, Trinkgelder, Kosten für Telekommunikation und Gepäckbeförderung oder -aufbewahrung und vieles mehr. Aber auch dabei gilt: Jede Ausgabe muss entsprechend belegt werden, um von den Finanzbehörden anerkannt und entsprechend erstattet zu werden.